Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bestandteile dieses Schreibens auf Sie zutreffen, da die Frage, welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen richten.
I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
PAV Card GmbH / Paul Albrechts Verlag GmbH
Hamburger Straße 6
22952 Lütjensee
Telefon: +49 41 54 – 7 99 0
Fax: +49 41 54 – 7 99 133
E-Mail: info@pav.de
Unseren Datenschutzbeauftragten der AGOR AG erreichen Sie unter: info@agor-ag.com oder unter Tel.: +49 (0) 69 - 9494 32 410. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.agor-ag.com verfügbar.
Zudem können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz jederzeit an datenschutz@pav.de wenden.
II. Datenkategorien, Rechtsgrundlage und Zwecke der Verarbeitung
1. Vertragliche Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden (B2B) / Dienstleistern
Im Rahmen unserer vertraglichen Beziehung zu unseren Geschäftskunden und Dienstleistern verarbeiten wir Daten innerhalb der Stammdatenverwaltung. Dies beinhaltet in der Regel die Verwaltung der Daten innerhalb unseres CRM-Systems, die Dokumentenverwaltung und Speicherung, die Nutzung von Cloud-Diensten und die Erstellung von systemseitigen Protokollen.
Innerhalb der internen Kommunikation und der externen Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern bedienen wir uns den üblichen Kommunikationswegen, die insbesondere per E-Mail, Telefonie und schriftlich (per Post) sattfinden. Darüber hinaus beinhaltet die Geschäftskundenverwaltung die Erstellung von Präsentationen/Tabellen, die Verwaltung von Kalendern, den Austausch von Dokumenten, sowie Chat-Kommunikation und die Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen über Cloud-Dienste.
Sie haben die Möglichkeit, uns Datenänderungen (z.B. neue Postanschrift, neue Ansprechpartner, geänderte Bankverbindung) oder weitere Anliegen rund um ein bestehendes vertragliches Verhältnis (z.B. Reklamationen, Kündigung) mitzuteilen. Hierzu müssen Sie eventuell auch Adress-, Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie ggf. Informationen zu Ihrem vertraglichen Verhältnis mit uns angeben, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und die Kommunikation mit dem Ansprechpartner*innen der Unternehmen, mit denen wir eine Geschäftsbeziehung haben, ist gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO unser berechtigtes Interesse, das darin besteht, die Vertragsbeziehung mit den Unternehmen abwickeln zu können, mit denen wir ein Vertragsverhältnis haben.
Ihre Daten geben wir zweckbezogen und datenschutzkonform an die von uns beauftragten Vertriebs-, Marketing- und Service-Dienstleister weiter, die uns sowohl bei der Vertragserfüllung als auch der Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern unterstützen. Diese verpflichten wir vertraglich nach DSGVO Ihre Daten weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch an andere Dritte weiterzugeben.
Wir löschen die personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des vertraglichen Verhältnisses werden die personenbezogenen Daten gespeichert, solange die verantwortliche Stelle dazu gesetzlich verpflichtet ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. gem. HGB, AO) betragen in der Regel bis zu zehn Jahre.
2. Werbung
a) Postwerbung (B2B)
In manchen Fällen werden Ihr Name und Ihre Adressdaten von uns auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktmarketing gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO zu Werbezwecken verarbeitet, um Ihnen auf dem Postweg Werbung zuzusenden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.
Sollten Sie keine weitere postalische Werbung von uns wünschen, können Sie der Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit unter datenschutz@pav.de für die Zukunft widersprechen.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie uns gegenüber den Widerspruch erklärt haben und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.
b) E-Mail-Werbung (B2B)
Haben Sie uns Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO zum Versand von Werbung per E-Mail gegeben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, sowie ggf. weitere Kontakt- und Vertragsdaten, um Ihnen E-Mail-Werbung zuzusenden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.
Wir verifizieren Ihre Einwilligung mit einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann.
Die Anmeldungen werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse.
Sollten Sie keine weitere E-Mail-Werbung von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft unter datenschutz@pav.de widerrufen.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.
c) Telefon-Werbung (B2B)
Wir nutzen die Telefonnummer von Ihnen, um Sie zu Werbezwecken telefonisch zu kontaktieren. Dies erfolgt auf Basis Ihrer mutmaßlichen oder gegebenen freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.
Sollten Sie keine werblichen Anrufe von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft unter datenschutz@pav.de widerrufen.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.
d) Gekoppelte Einwilligung bei Gewinnspielen
Teilweise ist für die Teilnahme an unserem Gewinnspiel die Erteilung einer jederzeit widerruflichen Werbeeinwilligung Voraussetzung. Die Einwilligung gilt nur gegenüber uns als Betreiber des Gewinnspiels. Wir nutzen die Werbeeinwilligung, um Sie entsprechend der in der Einwilligung genannten Produkte zu informieren.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO.
Eine Weitergabe Ihrer Daten findet hierbei grundsätzlich nicht statt. Sie haben jederzeit das Recht Ihre Werbeeinwilligung für die Zukunft unter datenschutz@pav.de zu widerrufen.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von unseren Gewinnspielen erhalten Sie in diesem Dokument unter Ziff. Nr. 3 „Gewinnspiele“. Wie Ihre Daten durch die Werbeeinwilligung verarbeitet werden, erhalten Sie unter Ziff. Nr. 2 b) „E-Mail-Werbung“ bzw. Ziff. Nr. 2 c) „Telefonwerbung“.
3. Gewinnspiele
Sie können bei uns regelmäßig an Gewinnspielen teilnehmen. Hierfür werden die vom Betroffenen angegebenen personenbezogenen Daten zur Durchführung/Abwicklung des Gewinnspiels verwendet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO.
Die Teilnahme am Gewinnspiel erfolgt freiwillig. Voraussetzung für die Teilnahme ist die Erteilung einer jederzeit widerruflichen Werbeeinwilligung durch den Teilnehmer, da die Finanzierung des Gewinnspiels durch die Vermittlung von Werbung erfolgt. Im Übrigen ist die Teilnahme an dem Gewinnspiel an keine weiteren Voraussetzungen oder Kosten gebunden. Weitere Informationen zur Ihrer freiwilligen Werbeeinwilligung finden Sie unter Ziff. Nr. 2. d) "Gekoppelte Werbeeinwilligung“.
Eine Weitergabe der im Rahmen des Gewinnspiels erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.
Die personenbezogenen Daten werden spätestens drei Monate nach Abwicklung des Gewinnspieles gelöscht. Ausgenommen hiervon sind die Daten der Gewinner, diese werden nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.
Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, erfolgt bis zum Widerruf des Betroffenen keine Löschung der Daten.
4. Veranstaltungen (Digital/Webinare und Vor-Ort) inkl. Fotos
Wir organisieren regelmäßig für Sie als unsere Kunden oder Interessierte Veranstaltungen. Diese finden teilweise digital und teilweise Vor-Ort statt.
Für unsere Veranstaltungen haben wir für Sie, zur erhöhten Transparenz, eigene Hinweise erstellt, diese finden Sie jeweils bei der Anmeldung bzw. direkt bei der Veranstaltung. Sollten Sie hierzu Fragen haben, können Sie sich gerne jederzeit an datenschutz@pav.de wenden.
5. Besucher
Sofern Sie uns in unseren Räumlichkeiten besuchen, erheben wir zum Zweck der Zutrittskontrolle, d.h. zur Kontrolle des physischen Zutritts, personenbezogene Daten. Weitere Informationen, wie wir Ihre Daten in diesem Rahmen verarbeiten, erhalten Sie direkt bei Ihrem Besuch.
III. Empfänger Ihrer Daten
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.
Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Buchhaltung, Entsorgung von Verträgen).
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.
Dienstleister | Inhalt der Dienstleistung |
Compu-org GmbH & Co. KG Rheinische Allee 1 50858 Köln | ERP-System |
Asseco Solutions AG Amalienbadstraße 41, Bau 54 76227 Karlsruhe | ERP-System |
CleverReach GmbH & Co. KG Schafjückenweg 2 26180 Rastede | E-Mail-Dienste (z. B. Newsletter) |
J.M. software solutions GmbH Heusdener Str. 19 59929 Brilon | Buchhaltung |
Creditreform Pinneberg Wall & von der Decken KG Waldstr. 5 25421 Pinneberg | Bonitätsauskünfte |
Cancom GmbH Poßmoorweg 2 22301 Hamburg | IT-Dienstleister |
Hofer Nachrichtentechnik Blankeneser Chausee 9 22869 Schenefeld | IT-Dienstleister |
Ricoh Deutschland GmbH Vahrenwalder Str. 315 30179 Hannover | IT-Dienstleister |
SeriSoft GmbH Schlossstr. 61 33104 Paderborn | IT-Dienstleister |
SVA GmbH Borsigstraße 26 65205 Wiesbaden | IT-Dienstleister |
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.
IV. Rechte als Betroffene
Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen.
Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter:
PAV Card GmbH, Hamburger Straße 6, 22952 Lütjensee, Telefon: +49 41 54 – 7 99 0,
E-Mail: datenschutz@pav.de
Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.
V. Speicherdauer
Unternehmen in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Gesetze sehen Speicherfristen z.B. für Rechnungen, Angebote oder andere vertragsrelevante Unterlagen für bis zu zehn Jahren vor. Entsprechend speichern wir Ihre Daten, welche wir im Rahmen der erfolgten vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragserfüllung erhoben haben, gemäß der gesetzlichen Regelfristen. Sofern die Daten dann nicht mehr für die Zweckerfüllung erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen, werden die Daten gelöscht.
Sofern Sie uns Ihre freiwillige Einwilligung für eine Datenverarbeitung gegeben haben, speichern wir die Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft möglich. Sofern der Löschung keine weiteren Zwecke oder Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, erfolgt mit dem Widerruf der Einwilligung eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Davon ausgenommen sind Ihr Vor- und Nachname, welche im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflichten für drei Jahre gespeichert werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden Ihre vollständigen personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname) gelöscht.
Sollten in einzelnen Fällen gesonderte Löschfristen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten, finden Sie diese Informationen jeweils bei der Datenverarbeitung unter Ziff. II.
VI. Übermittlung in ein Drittland
Es findet keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.
VII. Bereitstellung der Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.
